Como ler uma demonstração de lucros e perdas (sem diploma de contabilidade)

Uma demonstração de lucros e perdas responde a uma pergunta. A empresa ganhou dinheiro nesse período? Cada linha da página existe para explicar como ela chegou lá. Nada mais.

O conselho padrão diz: observe os resultados financeiros. É aí que a maioria das pessoas para, e é por isso que a maioria das pessoas não ganha nada com um P&L. O lucro líquido é uma resposta, não uma instrução. Ele informa o placar após a partida. Nunca lhe diz o que mudar. Comece de baixo, sem dúvida. Mas o número é inútil até que você volte e descubra qual linha o produziu.

A outra coisa que as pessoas erram. Lendo um P&L em rúpias. As rúpias não são comparáveis ​​ao longo dos meses. Um mês com 31 dias, um pico festivo ou uma grande fatura sempre superará um mês tranquilo em termos absolutos e não dirá nada. Divida cada linha pela receita e o mesmo extrato se transforma em porcentagens que você pode comparar com o mês passado, o último trimestre, o ano passado.

Um P&L é um resumo simples. O que entrou, o que custou, o que sobrou. O jargão esconde uma história muito simples. Aqui está tudo, com números que se somam.

O que uma demonstração de lucros e perdas realmente diz a você

Um P&L (também chamado de demonstração de resultados) cobre um período. Um mês, um trimestre, um ano financeiro. Essa é a diferença entre ele e um balanço, que é um instantâneo de um único dia. Um P&L é um vídeo. Um balanço é uma fotografia.

Baseia-se no princípio da acumulação. A receita é registrada quando você a ganha, os custos quando você os incorre, independentemente de quando o dinheiro é movimentado. Essa regra única explica quase todas as coisas confusas sobre um P&L. Inclusive a clássica reclamação de que o extrato dá lucro enquanto a conta bancária está vazia.

O que um P&L não lhe diz: quanto dinheiro você tem, se seus clientes pagaram, quanto vale o negócio ou se você pode cumprir os salários do próximo mês. Essas são questões de fluxo de caixa e balanço patrimonial. Leia o P&L para ver a lucratividade. Observe o fluxo de caixa para sobreviver. Eles respondem a perguntas diferentes, e confundi-los é como as empresas que parecem solventes morrem.

Um exemplo prático: um mês, linha por linha

Abaixo está um mês em que uma pequena marca direta ao consumidor obteve ₹ 40 lakh em receita líquida. A forma é o que importa, não a indústria. Uma empresa de serviços, uma agência ou um distribuidor utiliza o mesmo esqueleto com rótulos diferentes.

| Linha | Montante ($) | % das receitas | |---|---:|---:| | Vendas brutas | 44.00.000 | 110,0% | | Menos: descontos | (2.00.000) | (5,0%) | | Menos: devoluções e reembolsos | (2.00.000) | (5,0%) | | Receita líquida | 40.00.000 | 100,0% | | Custo do produto/fabricação | 12.00.000 | 30,0% | | Embalagem | 1,60.000 | 4,0% | | Envio e entrega | 3.20.000 | 8,0% | | Taxas de gateway de pagamento | 80.000 | 2,0% | | Custo dos produtos vendidos (CMV) | 17.60.000 | 44,0% | | Lucro bruto | 22.40.000 | 56,0% | | Marketing de desempenho | 10.00.000 | 25,0% | | Salários e empreiteiros | 5.60.000 | 14,0% | | Aluguel e utilidades | 1,20.000 | 3,0% | | Software e ferramentas | 40.000 | 1,0% | | Honorários profissionais | 30.000 | 0,75% | | Outra administração | 50.000 | 1,25% | | Despesas operacionais | 18.00.000 | 45,0% | | EBITDA | 4.40.000 | 11,0% | | Depreciação e amortização | 60.000 | 1,5% | | EBIT (lucro operacional) | 3.80.000 | 9,5% | | Juros sobre empréstimo para capital de giro | 50.000 | 1,25% | | Lucro antes de impostos | 3.30.000 | 8,25% | | Imposto a 25% | 82.500 | 2,06% | | Lucro líquido | 2.47.500 | 6,19% |

Leia isso como uma frase. De cada ₹ 100 de receita, ₹ 44 saíram para entregar o produto. ₹45 continuou administrando o negócio. ₹11 foi deixado como EBITDA. Após depreciação, juros e impostos, ₹ 6,19 sobreviveram até o fundo do poço. O maior item individual na página é o gasto com publicidade de ₹ 10.00.000. Um quarto da receita. É aí que você olha primeiro, porque alguns itens de linha geralmente geram a maior parte dos gastos.

A receita não é o dinheiro que você recebeu

O resultado final é o que você ganhou, não o que foi parar no banco. Três coisas enganam as pessoas.

Bruta versus líquida. As vendas brutas são o valor do pedido antes dos descontos e devoluções. A receita líquida é aquilo a que você realmente tem direito. No exemplo, ₹ 4.00.000, ou 9,1% das vendas brutas, desaparece em descontos e devoluções antes mesmo de o P&L começar. Acompanhe apenas as vendas brutas e um mês baseado em descontos parecerá crescimento.

O GST não é receita. Você o coleta em nome do governo e o paga. A receita de um P&L deve ser exclusiva do GST. Uma empresa que registra receitas que incluem o GST exagera seu faturamento em 5 a 18% e subestima cada percentual de margem que calcula.

Prazo. De acordo com a contabilidade de exercício, uma fatura emitida em 28 de março fica incluída na receita daquele ano financeiro, mesmo que o cliente pague em junho. Essa é a contabilidade correta. É também a maior razão pela qual um P&L lucrativo pode ficar ao lado de uma conta corrente com descoberto.

CPV: os custos que aumentam com a venda

O custo dos produtos vendidos é o custo direto de entrega do que você vendeu. O teste é simples. Se você vendesse mais uma unidade, esse custo aumentaria? Todas as taxas de fabricação, embalagem, correio e gateway de pagamento são aprovadas. O aluguel não. Os honorários do seu contador não.

Para uma empresa de serviços, o equivalente é o custo dos serviços. Os salários ou taxas de empreiteiro das pessoas que realmente entregam o trabalho, além de quaisquer custos de mídia ou licença de repasse. Para uma agência, a mídia comprada em nome do cliente e faturada novamente é um item genuíno de CPV. Errar é como uma agência se convence de que tem uma margem bruta de 70% quando tem 25%.

Dois erros de classificação comuns são mais importantes do que parecem. Colocar os custos de entrega nas despesas operacionais inflaciona a margem bruta e esconde o fato de que o frete está consumindo o produto. Colocar um salário fixo no CPV faz com que a margem bruta pareça volátil quando a causa real é o volume. Corrija a classificação uma vez e todos os meses seguintes poderão ser lidos.

A margem bruta é o número mais útil na página

O lucro bruto é a receita menos o CPV. O que resta para administrar o negócio. Com 56%, cada ₹ 100 em vendas deixa ₹ 56 para cobrir anúncios, salários, aluguel, juros e impostos, e para gerar lucro.

Este é o número que decide se o modelo de negócios funciona. Os custos operacionais podem ser cortados, renegociados ou aumentados. Uma margem bruta estruturalmente reduzida não pode ser fixada pela disciplina. Só pode ser corrigido cobrando mais, comprando mais barato ou alterando o mix. Um negócio com margem bruta de 20% precisa de um volume enorme antes de cobrir uma base de custos fixos. Um negócio com 70% pode ser lucrativo mesmo sendo pequeno.

É também o número que define o limite máximo para a aquisição de clientes. Com uma margem bruta de 56%, os gastos com publicidade só se pagam acima de um retorno sobre os gastos com publicidade de 1 ÷ 0,56 = 1,79. Qualquer coisa abaixo de 1,79x é perder dinheiro na venda antes que um único salário seja pago. O ROAS combinado no exemplo é 40.00.000 ÷ 10.00.000 = 4,0x, o que parece excelente e ainda deixa uma margem líquida de 6,19%. Porque o ROAS não sabe nada sobre os outros 20% da receita que vão para salários, aluguéis e despesas gerais, nem sobre depreciação, juros e impostos abaixo deles. Se você está otimizando para uma meta de ROAS sem derivá-la da margem bruta, você está adivinhando. O plain-English guide to CPC, CPA and ROAS cobre onde essas métricas deixam de ser úteis.

Despesas operacionais e onde os profissionais de marketing são pegos

As despesas operacionais são o custo de manter as luzes acesas. Aluguel, salários, software, honorários profissionais e, na maioria das empresas modernas, publicidade. Eles são agrupados desta forma porque não variam diretamente com a próxima unidade vendida.

A publicidade é o estranho. Fica nas despesas operacionais porque é discricionário, mas se comporta como um custo variável. Gaste mais, venda mais. Esse posicionamento é o motivo pelo qual um P&L com forte marketing pode mostrar uma margem bruta saudável de 56% e uma margem líquida de 6% ao mesmo tempo.

Quer ver a verdade? Calcule a margem de contribuição. Lucro bruto menos publicidade, que aqui é de ₹ 22.40.000 - ₹ 10.00.000 = ₹ 12.40.000 , ou 31% da receita. Esses ₹ 12,4 lakh é o dinheiro real disponível para custos fixos. Qualquer pessoa que execute mídia paga deve acompanhá-la mensalmente junto com o sheet that tells you whether the marketing makes money.

A segunda armadilha é o salário do proprietário. Se o fundador não se pagar, as despesas operacionais serão subestimadas e o negócio parecerá mais lucrativo do que é. Reserve um salário de mercado para cada proprietário que trabalha, mesmo que o dinheiro nunca saia. Caso contrário, você estará subsidiando o lucro e prejuízo com seu próprio trabalho e chamando isso de margem.

EBITDA, EBIT e lucro líquido: para que serve cada um

Três linhas de lucro. Três perguntas diferentes.

| Linha | Fórmula no exemplo | Valor | A pergunta que ele responde | |---|---|---:|---| | EBITDA | Lucro bruto − despesas operacionais | ₹4,40.000 | As operações desperdiçam dinheiro antes das escolhas financeiras e contábeis? | | EBIT | EBITDA − depreciação | ₹3,80.000 | Funciona após o desgaste dos ativos que utiliza? | | Lucro líquido | EBIT − juros − impostos | $$ 2.47.500 | O que realmente resta para os proprietários? |

O EBITDA exclui depreciação, amortização, juros e impostos. Os quatro itens mais afetados pela forma como uma empresa é financiada e pela forma como seu contador trata os ativos. Isso o torna útil para comparar duas empresas e perigoso para julgar uma. A depreciação não é imaginária. Os ₹ 60.000 são máquinas, laptops e equipamentos reais que estão desgastados e precisarão ser substituídos por dinheiro real. Os juros também não são opcionais. Uma empresa que cita apenas o EBITDA geralmente espera que você não pergunte sobre o empréstimo.

O lucro líquido é o resultado final. É o honesto. No exemplo, são ₹ 2.47.500 sobre ₹ 40.00.000 de receita.

Uma nota sobre a linha fiscal. Usei 25% fixos para manter a aritmética legível. Sua taxa real depende da estrutura. Uma empresa nacional sob a Seção 115BAA paga 22% antes da sobretaxa e da taxa. Um LLP paga 30%. A propriedade é tributada de acordo com a taxa da laje do proprietário. Pergunte ao seu CA qual é a sua taxa efetiva e use-a.

As três proporções que vale a pena observar todos os meses

Tudo acima se resume em três porcentagens. Acompanhe-os e você detectará um problema meses antes do saldo bancário.

1. Margem bruta, 56,0%. Receita menos CPV, sobre receita. Este é o modelo de saúde. Se cair dois meses consecutivos, ou seus custos de insumos aumentaram, seus descontos se aprofundaram ou seu mix mudou para produtos mais baratos. Descubra qual. Não faça a média. 2. Índice de despesas operacionais, 45,0%. Despesas operacionais sobre receitas. Isso é disciplina. Observe-o contra o crescimento. Se a receita aumentar 20% e as despesas operacionais aumentarem 30%, você estará comprando crescimento a um preço cada vez pior. Divida-o em despesas fixas e marketing, porque esses dois precisam de decisões diferentes. 3. Margem líquida, 6,19%. Lucro líquido sobre receita. Este é o resultado. Só se torna significativo através de uma linha de tendência, e é por isso que um mês significa pouco e seis meses significa tudo.

Não existe um número “bom” universal para nenhum desses. A comparação que importa é o seu problema com ele mesmo, há três meses.

O que acontece quando você altera um número

Pequenas mudanças no topo de um P&L são amplificadas na parte inferior. E eles não são amplificados igualmente. Aqui estão quatro movimentos separados de 5% em relação ao mesmo mês base, cada um calculado integralmente.

| Alterar | Lucro bruto ($) | EBITDA ($) | Lucro líquido ($) | Variação do lucro líquido | |---|---:|---:|---:|---:| | Mês base | 22.40.000 | 4.40.000 | 2.47.500 | linha de base | | Preços sobem 5%, volume estável | 24.36.000 | 6,36.000 | 3.94.500 | +59,4% | | Volume aumenta 5%, preços estáveis ​​| 23.52.000 | 5,52.000 | 3.31.500 | +33,9% | | Despesas operacionais caem 5% | 22.40.000 | 5,30.000 | 3,15.000 | +27,3% | | CPV caiu 5% | 23.28.000 | 5,28.000 | 3.13.500 | +26,7% |

Vale a pena trabalhar na linha de preços. A receita sobe para ₹ 42.00.000. Os custos unitários permanecem inalterados, portanto o CPV só se move pela taxa de gateway de 2% da receita mais alta. ₹ 84.000 em vez de ₹ 80.000, resultando em CPV de ₹ 17,64.000. O lucro bruto é de ₹ 24.36.000. As despesas operacionais não mudam, então o EBITDA é de ₹ 6,36.000. Subtraia ₹ 60.000 de depreciação e ₹ 50.000 de juros por ₹ 5.26.000 antes dos impostos. Menos imposto de 25% de ₹ 1.31.500. O lucro líquido é de ₹ 3.94.500.

Um aumento de 5% no preço produziu um aumento de 59,4% no lucro líquido, porque os ₹ 2.00.000 extras caem quase inteiramente para o fundo do poço. Apenas ₹ 4.000 de taxa extra de gateway acompanham. O mesmo volume de perseguição de 5% produziu 33,9%. Um pouco mais da metade, porque essas unidades traziam consigo seus próprios custos de fabricação, embalagem e envio. Este é o argumento de precificação que nenhum painel jamais apresentará para você.

Ponto de equilíbrio: o número da receita que você deve saber de cor

O ponto de equilíbrio é a receita na qual o lucro bruto cobre exatamente tudo abaixo dele. Com despesas operacionais de ₹ 18.00.000 e margem bruta de 56%:

₹ 18.00.000 ÷ 0,56 = ₹ 32.14.286 para atingir EBITDA zero.

Inclui depreciação e juros, ₹ 60.000 + ₹ 50.000 = ₹ 1.10.000, e o valor real é ₹ 19.10.000 ÷ 0,56 = ₹ 34.10.714 para chegar a zero antes dos impostos. Contra ₹ 40.00.000 de receita real, isso representa uma almofada de cerca de ₹ 5,89 lakh, ou 15% da receita. Um mês ruim de 15% elimina totalmente o lucro.

Seguem-se duas coisas. Primeiro, o ponto de equilíbrio muda no momento em que sua margem bruta muda. Cai para 50% e o ponto de equilíbrio salta para ₹ 19.10.000 ÷ 0,50 = ₹ 38.20.000, que é quase todo o mês atual. Em segundo lugar, cada rúpia de custo fixo que você adiciona eleva o padrão permanentemente. Uma contratação mensal de ₹ 1.00.000 requer ₹ 1.78.571 de receita adicional com margem de 56% apenas para ficar parado.

P&L, fluxo de caixa e balanço patrimonial: qual responde o quê

| | Lucros e perdas | Demonstração do fluxo de caixa | Balanço | |---|---|---|---| | Capas | Um período | Um período | Uma única data | | Registros | Ganhos e incorridos | Recebido e pago | Possuído e devido | | Respostas | Ganhamos dinheiro? | Podemos pagar no próximo mês? | O que possuímos e devemos? | | Cego para | Tempo de caixa, principal da dívida | Rentabilidade | Qualquer coisa sobre o período | | Leia | Mensalmente | Semanalmente | Mensal ou trimestralmente |

Um P&L pode mostrar lucro enquanto sua conta bancária está vazia, porque registra as vendas que você realizou, mas ainda não foi paga. O inverso também é verdadeiro. Uma empresa pode estar cheia de dinheiro e silenciosamente ter prejuízos, porque os adiantamentos de clientes e as contas não pagas dos fornecedores estão no banco. Nenhuma das afirmações mente. Eles apenas respondem a perguntas diferentes. Há mais informações sobre essa lacuna em cash flow vs profit .

Especificidades indianas que mudam os números

GST. Mantenha-o fora das receitas e despesas onde o crédito de entrada estiver disponível. Um P&L baseado em números que incluem o GST mostrará receitas inflacionadas e margens distorcidas.

Acumulação versus regime de caixa. Empresas e LLPs devem reportar a competência. Os indivíduos e as empresas que se inscrevem ao abrigo do regime presuntivo da Secção 44AD trabalham efectivamente numa base adjacente ao caixa, o que é mais simples, mas oculta completamente as contas a receber. Se você estiver sob tributação presumida, mantenha uma visão de acumulação separada para fins de gerenciamento. A declaração fiscal não é um relatório de gestão.

A regra de 45 dias para MPME. De acordo com Section 43B(h) of the Income Tax Act , os valores devidos a micro e pequenas empresas registradas que permanecem não pagos além do período acordado (limitado a 45 dias) não são permitidos como dedução até serem efetivamente pagos. Isso significa que uma fatura de fornecedor pode figurar em seu lucro e prejuízo como uma despesa e ainda assim ser adicionada ao seu lucro tributável. Verifique o envelhecimento do seu credor antes do final do ano, não depois.

TDS. O imposto retido na fonte em suas receitas não é uma despesa. É um imposto antecipado pago em seu nome e fica no balanço patrimonial. Registrá-lo como um custo subestima a receita e não exagera nada de útil.

Lendo um P&L que não é seu

O mesmo esqueleto se aplica ao relatório anual de uma empresa listada, a uma empresa que você está pensando em comprar ou aos números de um parceiro. Três hábitos compensam.

Leia três anos lado a lado como porcentagens de receita e procure a linha que mudou. Verifique se o crescimento da receita veio com o crescimento das contas a receber. Se as contas a receber cresceram mais rapidamente, parte dessa receita não foi cobrada. E leia as notas às contas, porque é aí que são divulgados os ganhos pontuais, as transações com partes relacionadas e as alterações na política de amortizações. Um único ano isolado pode ser organizado para se parecer com quase tudo.

Para ser explícito. Isto é educação, não aconselhamento de investimento. Nada aqui é uma recomendação para comprar ou vender qualquer título, e se você quiser aconselhamento sobre uma ação específica, use um consultor de investimentos ou analista de pesquisa registrado no SEBI.

A rotina mensal que faz isso durar

Nada disso funciona como uma leitura única. Funciona como um hábito. Os mesmos vinte minutos, no mesmo dia de cada mês, na mesma planilha, então a comparação já está lá quando você abre. A rotina tem cinco etapas.

1. Comece na parte inferior e depois explique. Existe lucro? Trabalhe para cima até encontrar a linha responsável. 2. Converta cada linha em uma porcentagem da receita e coloque-a ao lado dos últimos cinco meses em uma planilha. 3. Circule qualquer porcentagem que tenha aumentado mais de dois pontos e escreva uma frase explicando o motivo. 4. Encontre os maiores custos. Alguns itens de linha geralmente geram a maior parte dos gastos, e é aí que devemos olhar primeiro. 5. Recalcule a receita do ponto de equilíbrio e compare-a com o mês que você acabou de fechar.

Uma ressalva na própria folha. Mantenha a classificação congelada. Se o frete ficou no CPV em abril e se transformou em despesas operacionais em maio, a linha de tendência que você está lendo mede sua contabilidade, não seu negócio. A margem parecerá melhorar enquanto nada mudou. Combine o plano de contas com quem produz o extrato. Anote quais custos pertencem a onde. E altere-o apenas no início do exercício financeiro, reafirmando os meses anteriores quando o fizer. Uma classificação ligeiramente imperfeita mantida constante é muito mais útil do que uma classificação perfeita que se move.

Perguntas frequentes

Como você lê uma demonstração de lucros e perdas pela primeira vez?

Encontre quatro linhas. Receita líquida, lucro bruto, despesas operacionais e lucro líquido. Converta cada um em uma porcentagem da receita. Isso lhe dá margem bruta, índice de despesas e margem líquida em menos de um minuto. Todo o resto da declaração é uma explicação detalhada desses quatro. Faça isso por três meses consecutivos antes de tirar qualquer conclusão.

Qual é a diferença entre lucro bruto e lucro líquido?

O lucro bruto é a receita menos o custo direto de entrega do que você vendeu, ₹22.40.000 no exemplo acima. O lucro líquido é o que resta após despesas operacionais, depreciação, juros e impostos, ₹ 2.47.500. O lucro bruto informa se o modelo funciona. O lucro líquido informa se o negócio funciona. Um lucro bruto forte com um lucro líquido fraco é um problema de despesas gerais.

Por que meu P&L mostra lucro, mas minha conta bancária está vazia?

Porque um P&L registra a receita quando você a ganha, não quando é pago. Faturas não pagas, ações compradas e armazenadas, reembolsos de principal de empréstimo e impostos antecipados, todos consomem dinheiro sem aparecer como despesas. Compare seu P&L com uma demonstração de fluxo de caixa e um relatório de vencimento de contas a receber para descobrir onde o dinheiro está preso.

Qual é uma boa margem de lucro líquido para uma pequena empresa?

Não existe uma figura universal honesta. Uma empresa de serviços sem estoque e um distribuidor que movimenta mercadorias com margem bruta de 8% vivem em mundos diferentes. A comparação útil é a sua própria tendência. Se a margem líquida permanecer estável ou aumentar ao longo de seis meses enquanto a receita cresce, o negócio está funcionando. Se a margem cair à medida que a receita aumenta, você está comprando crescimento.

Preciso de um contador para entender meu P&L?

Um contador ajuda você a produzi-lo com precisão, mas lê-lo é uma habilidade que vale a pena ter. Ninguém entende a história dos seus números melhor do que você deveria. Use sua CA para classificação, conformidade e impostos. Faça você mesmo a leitura mensal, porque quem vê a tendência primeiro é quem pode agir de acordo com ela.

Com que frequência devo revisar minha demonstração de lucros e perdas?

Mensalmente para a maioria das pequenas empresas. Freqüentemente o suficiente para detectar problemas precocemente, não com tanta frequência que os altos e baixos normais o assustem. Revise o fluxo de caixa semanalmente, porque essa é uma questão de sobrevivência com pavio mais curto. Trimestralmente, dê um passo atrás e leia os últimos doze meses lado a lado como porcentagens. A tendência, não o total.

Principais conclusões

• Um P&L responde a uma pergunta: a empresa ganhou dinheiro durante esse período e todas as linhas acima da parte inferior existem para explicar como ela chegou lá. - Leia o demonstrativo em porcentagens de receita, não em rúpias, porque as porcentagens são a única coisa que pode ser comparada honestamente ao longo dos meses. - A margem bruta estabelece o teto para tudo. Com margem bruta de 56%, os gastos com publicidade não se pagam abaixo de um retorno de 1,79x, não importa o que a plataforma de anúncios relate. - O EBITDA é útil para comparar negócios e enganoso para julgá-los, porque a depreciação e os juros são obrigações reais em dinheiro que chegam depois. - Um aumento de preço de 5% movimentou o lucro líquido em 59,4% no exemplo trabalhado contra 33,9% para um aumento de volume de 5%. Quase o dobro do efeito, o que torna o preço a linha de maior alavancagem na página. - Saiba de cor a sua receita de ponto de equilíbrio e recalcule-a sempre que a margem bruta ou os custos fixos mudarem, porque esse número indica o quão ruim você pode sobreviver em um mês.

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